BAB I
P E N D A H U L U A N
A. Latar Belakang Masalah
P E N D A H U L U A N
A. Latar Belakang Masalah
Berdasarkan perhitungan ternyata biaya pemupukan mencapai 40 – 60% dari seluruh biaya perawatan. Mengingat jumlah biaya yang dipakai sangat tinggi, maka suatu sistem pengendalian dan pelaksanaan pemupukan yang rasional sangat diperlukan, sehingga efektivitas sebagai sasaran utama pelaksanaan pemupukan dapat tercapai. Pelaksanaan pemupukan yang buruk juga akan berakibat menurunnya jumlah produksi bahkan akan mengakibatkan kerusakan terhadap tanaman kelapa sawit.
Faktor-faktor yang mempengaruhi tidak efektifnya pekerjaan pemupukan kelapa sawit antara lain, persiapan yang kurang memadai sewaktu pemupukan, Pupuk yang diaplikasikan tidak sesuai standar, aplikasi pemupukan yang buruk, kekurangan tenaga Daily Rate Personil (DRP) sehingga harus memakai tenaga Piece Worker (PW) yang bekerja lebih mengutamakan kuantitas daripada kualitas, pemberian pupuk yang tidak sesuai prosedur dan cara pemupukan yang salah.
Untuk terlaksananya aktivitas pengendalian yang efektif dengan tujuan akan memperoleh hasil pemupukan yang baik, teraplikasinya pupuk dengan baik dan keyakinan akan pupuk teraplikasi guna tercapainya produksi yang tinggi peranan Internal Audit sangat dibutuhkan agar proses ini dapat berjalan sesuai dengan prosedur dan aturan yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan, sehingga ketaatan pelaksanaan pemupukan tersebut dapat dikendalikan secara efektif dan efisien.Sesuai dengan perkembangan peranan Internal Audit di perusahaan perkebunan, internal auditor mempunyai pandangan luas, serta pemahaman terhadap berbagai aspek yaitu Organisasi, Keuangan, Operasional Kebun, Operasional Pabrik, Administrasi, Pengendalian dan lingkungan, serta dapat mengembangkan hubungan komunikasi secara efektif dengan pihak auditee dan manajemen, sebagai syarat mencapai profesional yang sukses.
Faktor-faktor yang mempengaruhi tidak efektifnya pekerjaan pemupukan kelapa sawit antara lain, persiapan yang kurang memadai sewaktu pemupukan, Pupuk yang diaplikasikan tidak sesuai standar, aplikasi pemupukan yang buruk, kekurangan tenaga Daily Rate Personil (DRP) sehingga harus memakai tenaga Piece Worker (PW) yang bekerja lebih mengutamakan kuantitas daripada kualitas, pemberian pupuk yang tidak sesuai prosedur dan cara pemupukan yang salah.
Untuk terlaksananya aktivitas pengendalian yang efektif dengan tujuan akan memperoleh hasil pemupukan yang baik, teraplikasinya pupuk dengan baik dan keyakinan akan pupuk teraplikasi guna tercapainya produksi yang tinggi peranan Internal Audit sangat dibutuhkan agar proses ini dapat berjalan sesuai dengan prosedur dan aturan yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan, sehingga ketaatan pelaksanaan pemupukan tersebut dapat dikendalikan secara efektif dan efisien.Sesuai dengan perkembangan peranan Internal Audit di perusahaan perkebunan, internal auditor mempunyai pandangan luas, serta pemahaman terhadap berbagai aspek yaitu Organisasi, Keuangan, Operasional Kebun, Operasional Pabrik, Administrasi, Pengendalian dan lingkungan, serta dapat mengembangkan hubungan komunikasi secara efektif dengan pihak auditee dan manajemen, sebagai syarat mencapai profesional yang sukses.
B AB II
R U J U K A N T E O R I
A. Definisi Risiko
Risiko yang diterima oleh suatu perusahaan adalah kemungkinan terjadinya sebuah peristiwa atau serangkaian peristiwa bersifat negatif dan tidak diinginkan terjadi, dapat mengakibatkan kegagalan dan bukannya menguntungkan perusahaan. Tetapi tanpa kegiatan usaha berisiko tersebut, perusahaan tidak akan memperoleh return sebagai imbal hasilnya.
Ada banyak definisi dari risiko, secara umum Risiko di definisikan sebagai “bentuk – bentuk peristiwa yang mempunyai pengaruh terhadap kemampuan seseorang atau sebuah institusi untuk mencapai tujuannya”
Eddie Cade mendefinisikan Risiko sebagai “exposure to uncertainty of outcome” dengan definisi yang dirumuskan oleh cade ini, Cade menegaskan bahwa “outcome” tidak selalu berupa kerugian. Dalam kondisi tertentu, yaitu sebagaimana yang diharapkan, “outcome” tersebut dapat saja berupa keuntungan (gain)
B. Tindakan Terhadap Risiko
Secara umum perusahaan akan memperlakukan risiko dengan dengan beberapa cara seperti berikut:
1 Dihindari, apabila Risiko tersebut masih dalam pertimbangan untuk diambil, misalnya karena tidak masuk kategori yang diinginkan atau kemungkinan ruginya jauh lebih besar dibandingkan keuntungan yang diharapkan.
2 Diterima dan dipertahankan, apabila Risiko berada pada tingkat yang paling ekonomis.
3 Dinaikkan, diturunkan atau dihilangkan, apabila Risiko yang ada dapat dikendalikan dengan tata kelola yang baik, atau melalui pengoperasian sebuah exit strategy.
4 Dikurangi, misalnya dengan mendiversikan portofolio yang ada, atau membagi (share) Risiko dengan pihak lain.
5 Dipagari (hedge), apabila Risiko dapat dilindungi secara artificial, misalnya Risiko dinetralisir sampai batas tertentu dengan instrumen derivatif.
6 Dilikuidasi atau diasuransikan, apabila Risiko yang ada dapat ditransfer ke pihak lain tanpa kewajiban untuk menjamin (without recourse)
Dengan mempelajari defenisi serta beberapa cara memperlakukan Risiko diatas secara seksama, maka setiap pegawai yang terlibat dalam bisnis berisiko akan dengan mudah untuk melakukan penilaian sendiri (self assessment) atas risiko yang terkandung dalam setiap kegiatan perusahaan serta peristiwa (event) yang diakibatkan dari kegiatan usaha tersebut
C. Peranan Internal Audit dalam Pengendalian Internal
Internal Audit adalah suatu aktivitas penilaian independent di dalam suatu organisasi untuk menguji dan mengevaluasi kegiatannya sebagai jasa pelayanan kepada perusahaan. Tujuan internal audit adalah untuk membantu anggota organisasi dalam pelaksanaan tanggung jawabnya secara efektif. Anggota organisasi yang dibantu oleh Internal Audit mencakup manajemen dan dewan direksi. Internal Auditor bertanggung jawab kepada keduanya, menyajikan informasi mengenai kuat atau lemahnya dan efektivitas sistem pengendalian intern organisasi dan mutu kinerja. Informasi yang disajikan dapat berbeda dalam bentuk dan perinciannya, tergantung kepada keperluan dan permintaan manajemen dan dewan direksi.
D. Pengertian Aktivitas Pengendalian
Aktivitas Pengendalian adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko benar-benar dilaksanakan dan dalam waktu yang tepat.
Pengendalian Internal tidak hanya mencakup kegiatan akuntansi dan keuangan, tetapi telah meluas kesegala aspek kegiatan perusahaan sehingga dalam arti yang luas Pengendalian Intern akan:
Ø Mengamankan sumber-sumber dari pemborosan, kecurangan dan ketidak efisienan.
Ø Meningkatkan ketelitian dan dapat dipercayainya data akuntansi.
Ø Mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan.
Ø Meningkatkan efisiensi dan ekonomis penempatan sumber-sumber.
Ø Efektivitas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan perusahaan.
Salah satu komponen dari pengendalian internal adalah aktivitas pengendalian.
Setelah risiko-risiko yang penting diidentifikasikan dan diprioritaskan, maka organisasi perlu mengambil langkah-langkah untuk mengurangi risiko sampai pada tingkat yang acceptable.
E. Alat Aktivitas Pengendalian
Berdasarkan modul YPIA - Audit Intern I ( Control System) bahwa ada 2 (dua) Alat Kontrol yang dipergunakan dalam aktivitas pengendalian yaitu Hard Control dan Soft Control.
1. Hard Control :
Pada Pengendalian ini lebih dititik beratkan pada sarana dan kelengkapan organisasi serta pengaturan kewenangan dan tanggung jawab dalam proses pengembilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan. Contoh : Standard Operating Prosedur Pemupukan, Kebijakan / Prosedur, Struktur Organisasi, Birokrasi dan Pengambilan keputusan yang terpusat.
2. Soft Control :
Pada Pengendalian ini lebih diyakini pada kinerja organisasi dan lebih dititik beratkan pada unsur manusia yakni skill, prilaku, nilai dan suasana yang terdapat pada individu dan komunikasi personal antar individu dalam organisasi. contoh : Kompetensi, Kepercayaan, Kebersamaan nilai, Kepemimpinan yang kuat, ekspektasi yang tinggi, Keterbukaan dan Standard etika yang tinggi.
Aktivitas Pengendalian Lainnya
Dalam Aktivitas Pengendalian ada 5 ( lima ) Kategori Aktivitas Pengendalian yaitu sbb :
1. Pemisahan tugas yang memadai.
2. Otorisasi atas transaksi dan aktivitas yang semestinya.
3. Dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang memadai
4. Pengawasan fisik atas aktiva dan catatan.
5. Pengecekan yang independen atas kinerja.1. Pemisahan tugas yang memadai.Pedoman umum pemisahan tugas untuk mencegah baik kesalahan yang disengaja maupun tidak adalah sbb :
1.1. Pemisahan tugas penyimpanan aktiva dari akuntansi.
Mencegah seseorang merangkap dua fungsi, hal ini untuk menghindari peluang orang berbuat curang dengan memanfaatkan kondisi yang dimilikinya untuk kepentingan Pribadi.
1.2. Pemisahan tugas otorisasi transaksi dari tugas penyimpanan aktiva yang dimaksud. Hal ini untuk mencegah seseorang yang memberi otorisasi juga memiliki pengendalian atas aktiva, untuk menghindari kemungkinan terjadinya kecurangan dan kerugian bagi perusahaan.
1.3. Pemisahan tanggung jawab operasional dan tanggung jawab pencatatan, untuk menghindari akan adanya kecenderungan bahwa hasilnya akan menyimpang (bias).
Prinsipnya seluruh struktur organisasi usaha harus memiliki pemisahan tugas yang semestinya, yaitu untuk meningkatkan efisiensi operasi dan komunikasi yang efektif. Disimpulkan bahwa pemisahan tugas ini sangatlah bervariasi, tergantung dari ukuran perusahaan.
2. Otorisasi atas transaksi dan aktivitas yang semestinya.
Setiap transaksi harus diotorisasikan dengan semestinya jika pengendalian ingin dianggap memuaskan. Otorisasi sifatnya dapat umum atau khusus. Otorisasi umum artinya manajemen menetapkan kebijakan organisasi untuk diikuti. Bawahan diinstruksikan untuk mengimplimentasikan otorisasi ini dalam pelaksanaan kegiatan operasionalnya. Contoh : penetapan pengadaan dan pengeluaran pupuk.
Otorisasi khusus berhubungan dengan transaksi individual.
Contoh : Kebijakan transaksi penjualan mobil bekas perusahaan untuk salah seorang stafnya.
3. Dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang memadai
Dokumen dan catatan merupakan bukti fisik atas transaksi yang dicatat dan diikhtisarkan. Dalam sistem akuntansi yang sudah terkomputerisasi,banyak dari dokumen dan catatan disimpan dalam bentuk file-file computer dan baru di print out jika dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan atau penggunaanya.
Dokumen dan catatan untuk terciptanya pengendalian intern yang efektif antara lain :
3.1. Menggunakan nomor urut (Prenumbered form).
3.2. Dokumen harus disiapkan pada saat transaksi atau sesegera mungkin setelah transaksi terjadi.
3.3. Dokumen harus cukup sederhana untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen tsb dapat dengan jelas dipahami.
3.4. Sebaiknya dokumen dirancang untuk berbagai manfaat hal ini untuk meminimalkan banyaknya dokumentasi.
3.5. Dokumen disiapkan dengan suatu cara yang dapat mendorong yang benar atas penggunaannya.
4. Pengawasan Fisik Atas Aktiva Dan Catatan
Adalah penting untuk memperoleh pengendalian intern yang memadai untuk mencegah aktiva dan catatan. Ukuran proteksi yang paling penting untuk pengamanan aktiva dan catatan adalah tindakan pencegahan secara fisik. Contoh adalah penggunaan gudang persediaan untuk pencegahan dari pencurian, penempatan petugas satpam dan pembuatan pagar besi disekeliling lokasi perusahaan.
5. Pengecekan Yang Independen Atas Kinerja
Kebutuhan akan pengecekan yang independen ini timbul karena beberapa hal yaitu Orang cenderung tidak mengikuti prosedur atau lalai sampai orang lain menilai kinerjanya. Kekeliruan mungkin saja terjadi dalam kegiatan yang dilaksanakan, tanpa memperhatikan kualitas pengendalian yang ada. Karakteristik yang esensial dari petugas pelaksana adalah dia harus bebas dari individu yang bertanggung jawab untuk mempersiapkan data. Dalam sistem akuntansi yang sudah terkomputerisasi prosedur verifikasi intern biasanya sudah melekat secara otomatis dalam bagian sistem.
F. Keterbatasan Sistem Pengendalian Intern Perusahaan
Salah satu konsep dasar sistem pengendalian intern adalah dapat memberikan keyakinan memadai bagi manajemen dan Dewan Komisaris sehubungan dengan pencapaian tujuan perusahaan. Alasannya adalah karena keterbatasan bawaan (inherent limitations) pada setiap sistem pengendalian intern perusahaan berikut:
Ø Kesalahan dalam pertimbangan
Manajemen dan personil lainnya sering melakukan salah pertimbangan atau pertimbangan yang kurang matang dalam pengambilan keputusan, kekurangan informasi, keterbatasan waktu atau penyebab lainnya.
Ø Kemacetan
Kemacetan pada pengendalian yang telah berjalan bisa terjadi karena petugas salah mengerti dengan instruksi, atau melakukan kesalahan karena kecerobohan, kebingungan atau kelelahan. Perpindahan personil sementara atau tetap atau perubahan sistem dan prosedur dapat mengakibatkan kemacetan.
Ø Kolusi
Kolusi atau persengkongkolan yang dilakukan oleh seorang pegawai dengan pegawai lainnya atau dengan pelanggan, pemasok bisa tidak terdeteksi oleh system pengendalian intern.
Ø Pelanggaran oleh manajemen
Manajemen bisa melakukan pelanggaran atas kebijakan atau prosedur-prosedur untuk tujuan-tujuan tidak sah, seperti keuntungan pribadi, atau membuat laporan keuangan menjadi nampak baik.
Ø Biaya dan manfaat
Biaya penyelenggaran suatu sistem pengendalian intern seyogyanya tidak melebihi manfaat yang akan diperoleh dari penerapan pengendalian intern tersebut.
G. Kesimpulan
Dari uraian diatas pengendalian intern dalam organisasi perusahaan dapat disimpulkan bahwa :
1. Pengendalian intern merupakan kebijaksanaan atau aturan-aturan yang harus dipenuhi untuk mendukung manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Secanggih apapun pengendalian intern yang ada pada suatu organisasi, tidak akan ada artinya bila ada persengkongkolan di dalamnya.
3. Persengkongkolan menciptakan kebobolan yng merugikan perusahaan.
4. Kebobolan atau kerugian pada orang yang menerapkan pengendalian intern secara teoritis sudah baik, dapat saja terjadi karena pelaksanannya adalah manusia yang mempunyai kelemahan.
5. Kebobolan atau kerugian atau fraud atau apapun namanya yang disebabkan oleh manusia dapat terjadi karena adanya niat dan kesempatan.
6. Dengan menghilangkan faktor kesempatan, perbuatan membobolkan atau merugikan organisasi hanya akan tinggal niat saja.
R U J U K A N T E O R I
A. Definisi Risiko
Risiko yang diterima oleh suatu perusahaan adalah kemungkinan terjadinya sebuah peristiwa atau serangkaian peristiwa bersifat negatif dan tidak diinginkan terjadi, dapat mengakibatkan kegagalan dan bukannya menguntungkan perusahaan. Tetapi tanpa kegiatan usaha berisiko tersebut, perusahaan tidak akan memperoleh return sebagai imbal hasilnya.
Ada banyak definisi dari risiko, secara umum Risiko di definisikan sebagai “bentuk – bentuk peristiwa yang mempunyai pengaruh terhadap kemampuan seseorang atau sebuah institusi untuk mencapai tujuannya”
Eddie Cade mendefinisikan Risiko sebagai “exposure to uncertainty of outcome” dengan definisi yang dirumuskan oleh cade ini, Cade menegaskan bahwa “outcome” tidak selalu berupa kerugian. Dalam kondisi tertentu, yaitu sebagaimana yang diharapkan, “outcome” tersebut dapat saja berupa keuntungan (gain)
B. Tindakan Terhadap Risiko
Secara umum perusahaan akan memperlakukan risiko dengan dengan beberapa cara seperti berikut:
1 Dihindari, apabila Risiko tersebut masih dalam pertimbangan untuk diambil, misalnya karena tidak masuk kategori yang diinginkan atau kemungkinan ruginya jauh lebih besar dibandingkan keuntungan yang diharapkan.
2 Diterima dan dipertahankan, apabila Risiko berada pada tingkat yang paling ekonomis.
3 Dinaikkan, diturunkan atau dihilangkan, apabila Risiko yang ada dapat dikendalikan dengan tata kelola yang baik, atau melalui pengoperasian sebuah exit strategy.
4 Dikurangi, misalnya dengan mendiversikan portofolio yang ada, atau membagi (share) Risiko dengan pihak lain.
5 Dipagari (hedge), apabila Risiko dapat dilindungi secara artificial, misalnya Risiko dinetralisir sampai batas tertentu dengan instrumen derivatif.
6 Dilikuidasi atau diasuransikan, apabila Risiko yang ada dapat ditransfer ke pihak lain tanpa kewajiban untuk menjamin (without recourse)
Dengan mempelajari defenisi serta beberapa cara memperlakukan Risiko diatas secara seksama, maka setiap pegawai yang terlibat dalam bisnis berisiko akan dengan mudah untuk melakukan penilaian sendiri (self assessment) atas risiko yang terkandung dalam setiap kegiatan perusahaan serta peristiwa (event) yang diakibatkan dari kegiatan usaha tersebut
C. Peranan Internal Audit dalam Pengendalian Internal
Internal Audit adalah suatu aktivitas penilaian independent di dalam suatu organisasi untuk menguji dan mengevaluasi kegiatannya sebagai jasa pelayanan kepada perusahaan. Tujuan internal audit adalah untuk membantu anggota organisasi dalam pelaksanaan tanggung jawabnya secara efektif. Anggota organisasi yang dibantu oleh Internal Audit mencakup manajemen dan dewan direksi. Internal Auditor bertanggung jawab kepada keduanya, menyajikan informasi mengenai kuat atau lemahnya dan efektivitas sistem pengendalian intern organisasi dan mutu kinerja. Informasi yang disajikan dapat berbeda dalam bentuk dan perinciannya, tergantung kepada keperluan dan permintaan manajemen dan dewan direksi.
D. Pengertian Aktivitas Pengendalian
Aktivitas Pengendalian adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko benar-benar dilaksanakan dan dalam waktu yang tepat.
Pengendalian Internal tidak hanya mencakup kegiatan akuntansi dan keuangan, tetapi telah meluas kesegala aspek kegiatan perusahaan sehingga dalam arti yang luas Pengendalian Intern akan:
Ø Mengamankan sumber-sumber dari pemborosan, kecurangan dan ketidak efisienan.
Ø Meningkatkan ketelitian dan dapat dipercayainya data akuntansi.
Ø Mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan.
Ø Meningkatkan efisiensi dan ekonomis penempatan sumber-sumber.
Ø Efektivitas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan perusahaan.
Salah satu komponen dari pengendalian internal adalah aktivitas pengendalian.
Setelah risiko-risiko yang penting diidentifikasikan dan diprioritaskan, maka organisasi perlu mengambil langkah-langkah untuk mengurangi risiko sampai pada tingkat yang acceptable.
E. Alat Aktivitas Pengendalian
Berdasarkan modul YPIA - Audit Intern I ( Control System) bahwa ada 2 (dua) Alat Kontrol yang dipergunakan dalam aktivitas pengendalian yaitu Hard Control dan Soft Control.
1. Hard Control :
Pada Pengendalian ini lebih dititik beratkan pada sarana dan kelengkapan organisasi serta pengaturan kewenangan dan tanggung jawab dalam proses pengembilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan. Contoh : Standard Operating Prosedur Pemupukan, Kebijakan / Prosedur, Struktur Organisasi, Birokrasi dan Pengambilan keputusan yang terpusat.
2. Soft Control :
Pada Pengendalian ini lebih diyakini pada kinerja organisasi dan lebih dititik beratkan pada unsur manusia yakni skill, prilaku, nilai dan suasana yang terdapat pada individu dan komunikasi personal antar individu dalam organisasi. contoh : Kompetensi, Kepercayaan, Kebersamaan nilai, Kepemimpinan yang kuat, ekspektasi yang tinggi, Keterbukaan dan Standard etika yang tinggi.
Aktivitas Pengendalian Lainnya
Dalam Aktivitas Pengendalian ada 5 ( lima ) Kategori Aktivitas Pengendalian yaitu sbb :
1. Pemisahan tugas yang memadai.
2. Otorisasi atas transaksi dan aktivitas yang semestinya.
3. Dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang memadai
4. Pengawasan fisik atas aktiva dan catatan.
5. Pengecekan yang independen atas kinerja.1. Pemisahan tugas yang memadai.Pedoman umum pemisahan tugas untuk mencegah baik kesalahan yang disengaja maupun tidak adalah sbb :
1.1. Pemisahan tugas penyimpanan aktiva dari akuntansi.
Mencegah seseorang merangkap dua fungsi, hal ini untuk menghindari peluang orang berbuat curang dengan memanfaatkan kondisi yang dimilikinya untuk kepentingan Pribadi.
1.2. Pemisahan tugas otorisasi transaksi dari tugas penyimpanan aktiva yang dimaksud. Hal ini untuk mencegah seseorang yang memberi otorisasi juga memiliki pengendalian atas aktiva, untuk menghindari kemungkinan terjadinya kecurangan dan kerugian bagi perusahaan.
1.3. Pemisahan tanggung jawab operasional dan tanggung jawab pencatatan, untuk menghindari akan adanya kecenderungan bahwa hasilnya akan menyimpang (bias).
Prinsipnya seluruh struktur organisasi usaha harus memiliki pemisahan tugas yang semestinya, yaitu untuk meningkatkan efisiensi operasi dan komunikasi yang efektif. Disimpulkan bahwa pemisahan tugas ini sangatlah bervariasi, tergantung dari ukuran perusahaan.
2. Otorisasi atas transaksi dan aktivitas yang semestinya.
Setiap transaksi harus diotorisasikan dengan semestinya jika pengendalian ingin dianggap memuaskan. Otorisasi sifatnya dapat umum atau khusus. Otorisasi umum artinya manajemen menetapkan kebijakan organisasi untuk diikuti. Bawahan diinstruksikan untuk mengimplimentasikan otorisasi ini dalam pelaksanaan kegiatan operasionalnya. Contoh : penetapan pengadaan dan pengeluaran pupuk.
Otorisasi khusus berhubungan dengan transaksi individual.
Contoh : Kebijakan transaksi penjualan mobil bekas perusahaan untuk salah seorang stafnya.
3. Dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang memadai
Dokumen dan catatan merupakan bukti fisik atas transaksi yang dicatat dan diikhtisarkan. Dalam sistem akuntansi yang sudah terkomputerisasi,banyak dari dokumen dan catatan disimpan dalam bentuk file-file computer dan baru di print out jika dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan atau penggunaanya.
Dokumen dan catatan untuk terciptanya pengendalian intern yang efektif antara lain :
3.1. Menggunakan nomor urut (Prenumbered form).
3.2. Dokumen harus disiapkan pada saat transaksi atau sesegera mungkin setelah transaksi terjadi.
3.3. Dokumen harus cukup sederhana untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen tsb dapat dengan jelas dipahami.
3.4. Sebaiknya dokumen dirancang untuk berbagai manfaat hal ini untuk meminimalkan banyaknya dokumentasi.
3.5. Dokumen disiapkan dengan suatu cara yang dapat mendorong yang benar atas penggunaannya.
4. Pengawasan Fisik Atas Aktiva Dan Catatan
Adalah penting untuk memperoleh pengendalian intern yang memadai untuk mencegah aktiva dan catatan. Ukuran proteksi yang paling penting untuk pengamanan aktiva dan catatan adalah tindakan pencegahan secara fisik. Contoh adalah penggunaan gudang persediaan untuk pencegahan dari pencurian, penempatan petugas satpam dan pembuatan pagar besi disekeliling lokasi perusahaan.
5. Pengecekan Yang Independen Atas Kinerja
Kebutuhan akan pengecekan yang independen ini timbul karena beberapa hal yaitu Orang cenderung tidak mengikuti prosedur atau lalai sampai orang lain menilai kinerjanya. Kekeliruan mungkin saja terjadi dalam kegiatan yang dilaksanakan, tanpa memperhatikan kualitas pengendalian yang ada. Karakteristik yang esensial dari petugas pelaksana adalah dia harus bebas dari individu yang bertanggung jawab untuk mempersiapkan data. Dalam sistem akuntansi yang sudah terkomputerisasi prosedur verifikasi intern biasanya sudah melekat secara otomatis dalam bagian sistem.
F. Keterbatasan Sistem Pengendalian Intern Perusahaan
Salah satu konsep dasar sistem pengendalian intern adalah dapat memberikan keyakinan memadai bagi manajemen dan Dewan Komisaris sehubungan dengan pencapaian tujuan perusahaan. Alasannya adalah karena keterbatasan bawaan (inherent limitations) pada setiap sistem pengendalian intern perusahaan berikut:
Ø Kesalahan dalam pertimbangan
Manajemen dan personil lainnya sering melakukan salah pertimbangan atau pertimbangan yang kurang matang dalam pengambilan keputusan, kekurangan informasi, keterbatasan waktu atau penyebab lainnya.
Ø Kemacetan
Kemacetan pada pengendalian yang telah berjalan bisa terjadi karena petugas salah mengerti dengan instruksi, atau melakukan kesalahan karena kecerobohan, kebingungan atau kelelahan. Perpindahan personil sementara atau tetap atau perubahan sistem dan prosedur dapat mengakibatkan kemacetan.
Ø Kolusi
Kolusi atau persengkongkolan yang dilakukan oleh seorang pegawai dengan pegawai lainnya atau dengan pelanggan, pemasok bisa tidak terdeteksi oleh system pengendalian intern.
Ø Pelanggaran oleh manajemen
Manajemen bisa melakukan pelanggaran atas kebijakan atau prosedur-prosedur untuk tujuan-tujuan tidak sah, seperti keuntungan pribadi, atau membuat laporan keuangan menjadi nampak baik.
Ø Biaya dan manfaat
Biaya penyelenggaran suatu sistem pengendalian intern seyogyanya tidak melebihi manfaat yang akan diperoleh dari penerapan pengendalian intern tersebut.
G. Kesimpulan
Dari uraian diatas pengendalian intern dalam organisasi perusahaan dapat disimpulkan bahwa :
1. Pengendalian intern merupakan kebijaksanaan atau aturan-aturan yang harus dipenuhi untuk mendukung manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Secanggih apapun pengendalian intern yang ada pada suatu organisasi, tidak akan ada artinya bila ada persengkongkolan di dalamnya.
3. Persengkongkolan menciptakan kebobolan yng merugikan perusahaan.
4. Kebobolan atau kerugian pada orang yang menerapkan pengendalian intern secara teoritis sudah baik, dapat saja terjadi karena pelaksanannya adalah manusia yang mempunyai kelemahan.
5. Kebobolan atau kerugian atau fraud atau apapun namanya yang disebabkan oleh manusia dapat terjadi karena adanya niat dan kesempatan.
6. Dengan menghilangkan faktor kesempatan, perbuatan membobolkan atau merugikan organisasi hanya akan tinggal niat saja.
BAB III
RISIKO DAN AKTIVITAS PENGENDALIAN DALAM PELAKSANAAN PEMUPUKAN
RISIKO DAN AKTIVITAS PENGENDALIAN DALAM PELAKSANAAN PEMUPUKAN
A. Prosedur Pemupukan Kelapa Sawit
1. Tahap Persiapan Pemupukan
Perencanaan pemupukan dimaksudkan agar pekerjaan pemupukan dapat berjalan dengan tepat, baik dan benar. Untuk mencapai tujuan ini maka pelaksanaan pemupukan harus diorganisir sedemikian rupa sehingga semua pekerja mengetahui dengan jelas ancak dan cara penaburannya serta pengawasan yang ketat dari mandor, mandor I dan terutama dari asistant divisi yang bersangkutan.
a. Persiapan Lapangan
Sebelum dialakukan pemupukan harus dipastikan bahwa piringan (Circle) harus bersih dengan lebar yang cukup sesuai umur tanaman. Tetapkan block yang akan dipupuk, waktu, jenis pupuk, penabur dan pupuk di letakkan di jalan produksi sesuai tempat yang akan dipupuk.
b. Persiapan Peralatan dan Pupuk
Sebelum dilakukan pemupukan harus dialakukan persiapan untuk pelaksanaan pemupukan. Untuk menabur pupuk harus dipersiapkan takaran pupuk sesuai dengan dosis, ember plastik (bakul) yang seragam berdaya muat 10 – 15 kg untuk tempat pupuk bagi setiap penabur. Permintaan pupuk dilakukan dengan menerbitkan Store Issued Voucher (SIV) oleh Divisi dan ditandatangani oleh assistant divisi ke kantor kebun dan harus di approved oleh manager. Penentuan dan dosis pupuk yang akan diaplikasikan didasarkan pada hasil rekomendasi dari Research. Untuk pengiriman pupuk dilapangan harus didahulukan pupuk stock lama dan pupuk yang menggumpal harus dihaluskan lebih dahulu.
c. Persiapan Pengangkutan
Pengangkutan dipersiapkan sehari sebelumnya, supaya pupuk dapat diangkut pagi – pagi sekali ke blok/petak yang sudah ditentukan. Tetapkan jumlah pupuk untuk setiap titik pengeceran di jalan produksi. Pengangkutan pupuk harus dilakukan sepagi mungkin (± 05.30) oleh grup tersendiri yang bertugas mengecer pupuk ke pinggir jalan.
2. Organisasi Pemupukan
Satu grup tenaga pemupuk terdiri dari 4 orang penabur di tambah 1 orang yang melangsir pupuk dengan menggunakan kereta sorong. Seorang mandor dapat mengawasi 5 grup atau 25 orang. Assistant lapangan harus mengikuti dan mengawasi grup-grup tersebut.
a. Pengaturan tenaga kerja pemupukan
Setiap penabur pupuk membawa karung goni/ember tempat pupuk berkapasitas 10 – 15 kg. Misalnya pekerja membawa 12.5 kg maka cukup untuk memupuk 8 pokok dengan dosis 1.5 kg per pokok atau 12 pokok dengan dosis 1 kg. Setiap penabur harus memulai dari pasar tengah lalu berjalan kembali ke pinggir jalan. Satu orang penabur bertugas di satu pasar panen dan bekerja serentak dengan penabur lainya. Salah seorang penabur bisa ditugaskan menentukan arah dan keteraturan langkah kerja grupnya. Untuk itu ia ditempatkan di barisan bagian tengah.
Karung pupuk ditempatkan pada lokasi yang cocok dan dibuka oleh pekerja yang melangsir. Tiap pelangsir bertanggung jawab membagikan untuk 4 orang penabur. Tiap karung berkapasitas 50 kg dan harus dibagi menjadi 4 kantung. Bila dosis adalah 1 kg per pokok maka kantung pupuk ditempatkan berjarak 6 pokok. Bila dosis adalah 1.5 kg per pokok maka kantung pupuk ditempatkan berjarak 4 pokok Semua karung kosong harus di bawa ke pinggir jalan. 9 karung kosong ditumpuk sehingga bagian bawahnya menghadap ke arah yang sama, lalu dilipat dan dimasukan ke karung yang ke 10. Hal ini dilakukan untuk mempermudah penghitungan jumlah karung bekas.
3. Borongan Kerja
Jika semua pupuk telah selesai dilangsir ke lapangan oleh pelangsir maka tiap penabur ditargetkan dapat menyelesaikan 12 karung atau 600 kg pupuk.
Dosis 1.5 kg per pokok
600 kg per hk/1.5 kg per pokok = 400 pokok
400 pokok/140 pokok per ha = 2.9 ha/hk
2.9 ha per hk x 4 penabur per grup = 11.6 ha/grup
11.6 ha per grup x 5 grup = 58 ha/hari
Dosis 1.0 kg per pokok
600 kg per hk/1.0 kg per pokok = 600 pokok
600 pokok/140 pokok per ha = 4.3 ha per hk
4.3 ha per hk x 4 penabur per grup = 17.1 ha/grup
17.1 ha per grup x 5 grup = 85.5 ha per hari
Bila dosis kurang dari 1 kg per pokok, maka jumlah karung per orang dapat di kurangi tapi tetap dengan borongan 4.3 ha per orang. Contoh:
Dosis 0.75 kg per pokok
4.3 ha per penabur x 140 pokok/ha = 600 pokok/hk
600 pokok x 0.75 kg per pokok = 450 kg per hk
Lahan miring lebih sulit diaplikasikan sehingga borongan harian dapat diatur sedemikian rupa untuk penyesuaian. Dan ini diserahkan kepada kebijaksanaan manager serta assistant divisi untuk mengoptimalkan borongan untuk mengurangi biaya kerja. Ini tentunya memerlukan perencanaan dan pengawasan.
4. Keamanan
Pupuk sangat berharga sehingga harus diupayakan agar sedapat mungkin tidak dicuri atau diselewengkan. Pupuk harus ditumpuk dengan baik di dalam gudang sehingga pemasukan dan pengeluaran pupuk dapat dilakukan dengan mudah. Pencatatan harus dilakukan setiap hari baik untuk penerimaan pupuk dan pengeluarannya. Untuk pengaplikasian dilapangan, karung bekas pupuk harus di dikumpul dan dihitung jumlah karung kosongnya. Hal ini berguna untuk memeriksa jumlah karung dengan jumlah pupuk yang diaplikasikan
B. Risiko – Risiko yang terjadi dalam pelaksanaan pemupukan kelapa sawit
Risiko – risiko yang ditemukan dalam pelaksanaan pemupukan kelapa sawit adalah :
1. Penyediaan Pupuk
Ketersedian pupuk sangat berpengaruh terhadap ketepatan waktu dalam pelaksanaan pemupukan, faktor iklim berpengaruh terhadap program pemupukan dan efektivitas pemupukan itu sendiri.
2. Kualitas Pupuk
Pupuk palsu atau kualitas pupuk yang rendah akan mengakibatkan produksi yang dihasilkan akan rendah bahkan akan berakibat terhadap kerusakan terhadap tanaman sendiri
3. Faktor Tenaga Kerja
Sangat mempengaruhi dalam pencapaian target penyelesaian dan hasil pekerjaan karena untuk tenaga kerja DRP sering kekurangan dan PW dalam melaksanakan pekerjaan lebih mengutamakan kuantitas daripada kualitas.
4. Risiko Alam
Pelaksanaan pemupukan harus disesuaikan dengan iklim dan cuaca, karena pupuk yang yang diaplikasikan tidak sesuai dengan kondisi cuaca akan menguap atau hanyut sia -sia
5. Risiko Kehilangan
Di lapangan dapat mungkin terjadi pencurian pupuk yang telah di ecer atau mungkin tidak diaplikasikan pada hari tersebut dan juga risiko kehilangan di gudang.6. Tidak lancarnya transportasi pengangkutan pupuk yang mengakibatkan pupuk terlambat tiba di lapangan.
7. Pencatatan yang dilakukan kurang akurat akibat dari kekeliruan menghitung jumlah pokok yang akan dipupuk, data curah hujan dan program kerja pemupukan.
C. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian yang dilakukan untuk menjamin efektivitas dan efisiensi penanaman kelapa sawit dapat ditempuh, antara lain :
1. Untuk menjamin terlaksananya pemupukan yang tepat waktu maka permintaan pupuk kebun (Fertilizar Requirement) harus dilakukan 6 bulan sebelum pelaksanaan pemupukan sesudah ada rekomendasi pemupukan (Fertilizer Recommendation). Dalam hal ini masih ditemukan adanya keterlambatan pelaksanaan pemupukan dari yang telah dijadwalkan, keterlambatan tersebut ada yang dikarenakan terlambatnya penyedian pupuk oleh pihak pengadaan dan ada yang disebabkan terlambatnya permintaan pupuk dari kebun sendiri. Keterlambatan ini akan berakibat terlalu dekat jadwal pemupukan semester depannya. Pupuk yang diaplikasikan akan tidak terserap dengan baik oleh tanaman.
2. Sebelum diaplikasikan ke lapangan pastikan bahwa pupuk sudah dianalisa di BLRS. Pastikan bahwa sampel yang dikirim untuk dilakukan analisa dikirim dengan jumlah yang cukup.
3. Untuk menjamin penyelesaian tepat waktu dan berkualitas baik tenaga kerja PW yang dipakai telah mengerti cara memupuk yang baik dan perlunya hard control terhadap semua pelaksana pemupukan dengan cara memberikan pengarahan langsung oleh asisten divisi, mandor I dan mandor-mandor lainnya.
4. Untuk memastikan terhindarnya dari risiko kehilangan/pencurian, pastikan diberikan tenaga security untuk menjaga pupuk yang akan di aplikasikan dan menghitung jumlah karung pupuk setelah dilaksanakan pemupukan. Guna pengendalian pemisahan tugas yang memadai perusahaan menerapkan sistem pengendalian dengan melakukan pembagian tugas yang jelas antara petugas pencatat penerimaan (Godown Master) dan petugas pengeluaran pupuk (Godown Attandance). Sesuai dengan aktivitas pengendalian pengawasan fisik dan catatan dilakukan pencegahan secara fisik maka diberikan tenaga keamanan yang menjaga gudang dan membangun pagar sekeliling gudang.
5. Untuk mendapatkan manfaat dan efektivitas pemupukan, pastikan pupuk diaplikasikan sesuai dengan kondisi cuaca, pastikan dilakukan pada saat curah hujan rendah misalnya: pada bulan januari – februari dan juli – agustus karena pupuk urea harus diaplikasikan pada awal musim hujan apabila diaplikasikan pada musim kemarau pupuk akan menguap atau pada saat musim hujan tinggi pupuk akan hanyut sia – sia.
6. Untuk menjamin kelancaran aktivitas transportasi pengangkutan pupuk dari gudang ke area pemupukan, pastikan bahwa permintaan pupuk (Store Issued Voucher – SIV) sudah di buat selambat – lambatnya satu hari sebelum pemupukan dan pastikan sarana jalan dan jembatan telah terpelihara dengan baik. Transportasi pengankutan pupuk terkadang terkendala dikarenakan kondisi jalan yang buruk dn sulit untuk dilalui karena tergenang atau jalan licin di daerah rendahan. Kondisi jembatan yang rusak juga menghambat kelancaran transportasi pupuk.
7. Untuk mengurangi kekeliruan pastikan diberi tenaga khusus untuk menghitung (sensus) tanaman secara periodik sebagai data jumlah kerapatan tanaman per hektar. Pastikan dilakukan pencatatan data curah hujan (Rainfall Data) dicatat dengan benar, karena akan berguna untuk menentukan jadwal pemupukan di tahun depannya. Lakukan program kerja weeding circle (perawatan piringan) sebelum dilakukan pemupukan dan telah selesai dilakukan sebelum musim hujan tiba.
D. Peranan Internal Auditor Dalam Mendukung Kelancaran Aktivitas Pengendalian Pemupukan Kelapa Sawit
Untuk menjamin kelancaran aktivitas pengendalian pemupukan kelapa sawit, Internal Auditor berperan serta dalam mengevaluasi aplikasi di lapangan sekaligus memberikan analisis, penilaian, saran (rekomendasi) bila terdapat kelemahan dalam aplikasi atas kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan.
Sejalan dengan arah dan perkembangan Internal Audit, peranan Internal Auditor bukan saja menguji ketaatan tetapi lebih berperan sebagai Consultant dan Catalyst dengan menilai sumber daya yang ada dapat lebih efektif, efisien dan ekonomis.
1. Tahap Persiapan Pemupukan
Perencanaan pemupukan dimaksudkan agar pekerjaan pemupukan dapat berjalan dengan tepat, baik dan benar. Untuk mencapai tujuan ini maka pelaksanaan pemupukan harus diorganisir sedemikian rupa sehingga semua pekerja mengetahui dengan jelas ancak dan cara penaburannya serta pengawasan yang ketat dari mandor, mandor I dan terutama dari asistant divisi yang bersangkutan.
a. Persiapan Lapangan
Sebelum dialakukan pemupukan harus dipastikan bahwa piringan (Circle) harus bersih dengan lebar yang cukup sesuai umur tanaman. Tetapkan block yang akan dipupuk, waktu, jenis pupuk, penabur dan pupuk di letakkan di jalan produksi sesuai tempat yang akan dipupuk.
b. Persiapan Peralatan dan Pupuk
Sebelum dilakukan pemupukan harus dialakukan persiapan untuk pelaksanaan pemupukan. Untuk menabur pupuk harus dipersiapkan takaran pupuk sesuai dengan dosis, ember plastik (bakul) yang seragam berdaya muat 10 – 15 kg untuk tempat pupuk bagi setiap penabur. Permintaan pupuk dilakukan dengan menerbitkan Store Issued Voucher (SIV) oleh Divisi dan ditandatangani oleh assistant divisi ke kantor kebun dan harus di approved oleh manager. Penentuan dan dosis pupuk yang akan diaplikasikan didasarkan pada hasil rekomendasi dari Research. Untuk pengiriman pupuk dilapangan harus didahulukan pupuk stock lama dan pupuk yang menggumpal harus dihaluskan lebih dahulu.
c. Persiapan Pengangkutan
Pengangkutan dipersiapkan sehari sebelumnya, supaya pupuk dapat diangkut pagi – pagi sekali ke blok/petak yang sudah ditentukan. Tetapkan jumlah pupuk untuk setiap titik pengeceran di jalan produksi. Pengangkutan pupuk harus dilakukan sepagi mungkin (± 05.30) oleh grup tersendiri yang bertugas mengecer pupuk ke pinggir jalan.
2. Organisasi Pemupukan
Satu grup tenaga pemupuk terdiri dari 4 orang penabur di tambah 1 orang yang melangsir pupuk dengan menggunakan kereta sorong. Seorang mandor dapat mengawasi 5 grup atau 25 orang. Assistant lapangan harus mengikuti dan mengawasi grup-grup tersebut.
a. Pengaturan tenaga kerja pemupukan
Setiap penabur pupuk membawa karung goni/ember tempat pupuk berkapasitas 10 – 15 kg. Misalnya pekerja membawa 12.5 kg maka cukup untuk memupuk 8 pokok dengan dosis 1.5 kg per pokok atau 12 pokok dengan dosis 1 kg. Setiap penabur harus memulai dari pasar tengah lalu berjalan kembali ke pinggir jalan. Satu orang penabur bertugas di satu pasar panen dan bekerja serentak dengan penabur lainya. Salah seorang penabur bisa ditugaskan menentukan arah dan keteraturan langkah kerja grupnya. Untuk itu ia ditempatkan di barisan bagian tengah.
Karung pupuk ditempatkan pada lokasi yang cocok dan dibuka oleh pekerja yang melangsir. Tiap pelangsir bertanggung jawab membagikan untuk 4 orang penabur. Tiap karung berkapasitas 50 kg dan harus dibagi menjadi 4 kantung. Bila dosis adalah 1 kg per pokok maka kantung pupuk ditempatkan berjarak 6 pokok. Bila dosis adalah 1.5 kg per pokok maka kantung pupuk ditempatkan berjarak 4 pokok Semua karung kosong harus di bawa ke pinggir jalan. 9 karung kosong ditumpuk sehingga bagian bawahnya menghadap ke arah yang sama, lalu dilipat dan dimasukan ke karung yang ke 10. Hal ini dilakukan untuk mempermudah penghitungan jumlah karung bekas.
3. Borongan Kerja
Jika semua pupuk telah selesai dilangsir ke lapangan oleh pelangsir maka tiap penabur ditargetkan dapat menyelesaikan 12 karung atau 600 kg pupuk.
Dosis 1.5 kg per pokok
600 kg per hk/1.5 kg per pokok = 400 pokok
400 pokok/140 pokok per ha = 2.9 ha/hk
2.9 ha per hk x 4 penabur per grup = 11.6 ha/grup
11.6 ha per grup x 5 grup = 58 ha/hari
Dosis 1.0 kg per pokok
600 kg per hk/1.0 kg per pokok = 600 pokok
600 pokok/140 pokok per ha = 4.3 ha per hk
4.3 ha per hk x 4 penabur per grup = 17.1 ha/grup
17.1 ha per grup x 5 grup = 85.5 ha per hari
Bila dosis kurang dari 1 kg per pokok, maka jumlah karung per orang dapat di kurangi tapi tetap dengan borongan 4.3 ha per orang. Contoh:
Dosis 0.75 kg per pokok
4.3 ha per penabur x 140 pokok/ha = 600 pokok/hk
600 pokok x 0.75 kg per pokok = 450 kg per hk
Lahan miring lebih sulit diaplikasikan sehingga borongan harian dapat diatur sedemikian rupa untuk penyesuaian. Dan ini diserahkan kepada kebijaksanaan manager serta assistant divisi untuk mengoptimalkan borongan untuk mengurangi biaya kerja. Ini tentunya memerlukan perencanaan dan pengawasan.
4. Keamanan
Pupuk sangat berharga sehingga harus diupayakan agar sedapat mungkin tidak dicuri atau diselewengkan. Pupuk harus ditumpuk dengan baik di dalam gudang sehingga pemasukan dan pengeluaran pupuk dapat dilakukan dengan mudah. Pencatatan harus dilakukan setiap hari baik untuk penerimaan pupuk dan pengeluarannya. Untuk pengaplikasian dilapangan, karung bekas pupuk harus di dikumpul dan dihitung jumlah karung kosongnya. Hal ini berguna untuk memeriksa jumlah karung dengan jumlah pupuk yang diaplikasikan
B. Risiko – Risiko yang terjadi dalam pelaksanaan pemupukan kelapa sawit
Risiko – risiko yang ditemukan dalam pelaksanaan pemupukan kelapa sawit adalah :
1. Penyediaan Pupuk
Ketersedian pupuk sangat berpengaruh terhadap ketepatan waktu dalam pelaksanaan pemupukan, faktor iklim berpengaruh terhadap program pemupukan dan efektivitas pemupukan itu sendiri.
2. Kualitas Pupuk
Pupuk palsu atau kualitas pupuk yang rendah akan mengakibatkan produksi yang dihasilkan akan rendah bahkan akan berakibat terhadap kerusakan terhadap tanaman sendiri
3. Faktor Tenaga Kerja
Sangat mempengaruhi dalam pencapaian target penyelesaian dan hasil pekerjaan karena untuk tenaga kerja DRP sering kekurangan dan PW dalam melaksanakan pekerjaan lebih mengutamakan kuantitas daripada kualitas.
4. Risiko Alam
Pelaksanaan pemupukan harus disesuaikan dengan iklim dan cuaca, karena pupuk yang yang diaplikasikan tidak sesuai dengan kondisi cuaca akan menguap atau hanyut sia -sia
5. Risiko Kehilangan
Di lapangan dapat mungkin terjadi pencurian pupuk yang telah di ecer atau mungkin tidak diaplikasikan pada hari tersebut dan juga risiko kehilangan di gudang.6. Tidak lancarnya transportasi pengangkutan pupuk yang mengakibatkan pupuk terlambat tiba di lapangan.
7. Pencatatan yang dilakukan kurang akurat akibat dari kekeliruan menghitung jumlah pokok yang akan dipupuk, data curah hujan dan program kerja pemupukan.
C. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian yang dilakukan untuk menjamin efektivitas dan efisiensi penanaman kelapa sawit dapat ditempuh, antara lain :
1. Untuk menjamin terlaksananya pemupukan yang tepat waktu maka permintaan pupuk kebun (Fertilizar Requirement) harus dilakukan 6 bulan sebelum pelaksanaan pemupukan sesudah ada rekomendasi pemupukan (Fertilizer Recommendation). Dalam hal ini masih ditemukan adanya keterlambatan pelaksanaan pemupukan dari yang telah dijadwalkan, keterlambatan tersebut ada yang dikarenakan terlambatnya penyedian pupuk oleh pihak pengadaan dan ada yang disebabkan terlambatnya permintaan pupuk dari kebun sendiri. Keterlambatan ini akan berakibat terlalu dekat jadwal pemupukan semester depannya. Pupuk yang diaplikasikan akan tidak terserap dengan baik oleh tanaman.
2. Sebelum diaplikasikan ke lapangan pastikan bahwa pupuk sudah dianalisa di BLRS. Pastikan bahwa sampel yang dikirim untuk dilakukan analisa dikirim dengan jumlah yang cukup.
3. Untuk menjamin penyelesaian tepat waktu dan berkualitas baik tenaga kerja PW yang dipakai telah mengerti cara memupuk yang baik dan perlunya hard control terhadap semua pelaksana pemupukan dengan cara memberikan pengarahan langsung oleh asisten divisi, mandor I dan mandor-mandor lainnya.
4. Untuk memastikan terhindarnya dari risiko kehilangan/pencurian, pastikan diberikan tenaga security untuk menjaga pupuk yang akan di aplikasikan dan menghitung jumlah karung pupuk setelah dilaksanakan pemupukan. Guna pengendalian pemisahan tugas yang memadai perusahaan menerapkan sistem pengendalian dengan melakukan pembagian tugas yang jelas antara petugas pencatat penerimaan (Godown Master) dan petugas pengeluaran pupuk (Godown Attandance). Sesuai dengan aktivitas pengendalian pengawasan fisik dan catatan dilakukan pencegahan secara fisik maka diberikan tenaga keamanan yang menjaga gudang dan membangun pagar sekeliling gudang.
5. Untuk mendapatkan manfaat dan efektivitas pemupukan, pastikan pupuk diaplikasikan sesuai dengan kondisi cuaca, pastikan dilakukan pada saat curah hujan rendah misalnya: pada bulan januari – februari dan juli – agustus karena pupuk urea harus diaplikasikan pada awal musim hujan apabila diaplikasikan pada musim kemarau pupuk akan menguap atau pada saat musim hujan tinggi pupuk akan hanyut sia – sia.
6. Untuk menjamin kelancaran aktivitas transportasi pengangkutan pupuk dari gudang ke area pemupukan, pastikan bahwa permintaan pupuk (Store Issued Voucher – SIV) sudah di buat selambat – lambatnya satu hari sebelum pemupukan dan pastikan sarana jalan dan jembatan telah terpelihara dengan baik. Transportasi pengankutan pupuk terkadang terkendala dikarenakan kondisi jalan yang buruk dn sulit untuk dilalui karena tergenang atau jalan licin di daerah rendahan. Kondisi jembatan yang rusak juga menghambat kelancaran transportasi pupuk.
7. Untuk mengurangi kekeliruan pastikan diberi tenaga khusus untuk menghitung (sensus) tanaman secara periodik sebagai data jumlah kerapatan tanaman per hektar. Pastikan dilakukan pencatatan data curah hujan (Rainfall Data) dicatat dengan benar, karena akan berguna untuk menentukan jadwal pemupukan di tahun depannya. Lakukan program kerja weeding circle (perawatan piringan) sebelum dilakukan pemupukan dan telah selesai dilakukan sebelum musim hujan tiba.
D. Peranan Internal Auditor Dalam Mendukung Kelancaran Aktivitas Pengendalian Pemupukan Kelapa Sawit
Untuk menjamin kelancaran aktivitas pengendalian pemupukan kelapa sawit, Internal Auditor berperan serta dalam mengevaluasi aplikasi di lapangan sekaligus memberikan analisis, penilaian, saran (rekomendasi) bila terdapat kelemahan dalam aplikasi atas kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan.
Sejalan dengan arah dan perkembangan Internal Audit, peranan Internal Auditor bukan saja menguji ketaatan tetapi lebih berperan sebagai Consultant dan Catalyst dengan menilai sumber daya yang ada dapat lebih efektif, efisien dan ekonomis.
BAB IV
KESIMPULAN
A. Kesimpulan
1. Aktivitas pengendalian dalam pelaksanaan pemupukan sangat penting karena harga pupuk sangat mahal dan mencapai 60% dari total biaya perawatan.
2. Guna memperbesar manfaat pemupukan maka harus dilakukan manajemen pemupukan yang baik. Praktek ini mencakup: pengiriman pupuk pada waktu yang ditentukan, pupuk betul-betul sampai di lapangan/blok, pupuk diaplikasikan dengan benar, Keamanan perlu di jaga terutama di gudang dan di lapangan untuk mencegah pencurian.
3. Peranan Internal Auditor sangat diperlukan untuk menjamin kelancaran aktivitas pengendalian, sebagai consultant dan catalyst.
KESIMPULAN
A. Kesimpulan
1. Aktivitas pengendalian dalam pelaksanaan pemupukan sangat penting karena harga pupuk sangat mahal dan mencapai 60% dari total biaya perawatan.
2. Guna memperbesar manfaat pemupukan maka harus dilakukan manajemen pemupukan yang baik. Praktek ini mencakup: pengiriman pupuk pada waktu yang ditentukan, pupuk betul-betul sampai di lapangan/blok, pupuk diaplikasikan dengan benar, Keamanan perlu di jaga terutama di gudang dan di lapangan untuk mencegah pencurian.
3. Peranan Internal Auditor sangat diperlukan untuk menjamin kelancaran aktivitas pengendalian, sebagai consultant dan catalyst.
